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Una forma simple de eliminar las distracciones en una reunión o Junta

Varios miembros de su ejecutivo se tomaron horas para preparar los materiales de la junta para que pueda informar a su junta de cómo han ido las cosas desde su última reunión hace 3 meses y tienen 3 horas juntos para asegurarse de que tengan una imagen precisa y asegurarse de que tienen su aporte sobre cómo proceder en los próximos meses. Dada la poca frecuencia con la que te unes, imaginas que recibirías toda la atención de las juntas durante este tiempo. Lo más probable es que te equivoques. Puedes resolver esto si estás dispuesto a hacerlo.

Cómo lidiar con las distracciones electrónicas

Por supuesto, la mayor competencia que tiene con la atención de los miembros de su junta es sus teléfonos móviles. La mayoría de los miembros de la junta no tienen la intención de revisar el correo electrónico, leer las noticias o enviar un mensaje de texto rápido, pero al igual que la mayoría de los fumadores no quieren sacar un cigarrillo: el ejecutivo moderno no puede evitarlo.

Es mucho más fácil lidiar con eso que pensarías.

  1. Al comienzo de la reunión, anuncie que desea que la reunión de la junta directiva sea “libre de electrónica”, incluidos teléfonos móviles, computadoras portátiles o tabletas. Tenga papel y bolígrafos disponibles para notas. Sea súper cortés y no agresivo y simplemente exprese que realmente desea el tiempo más productivo de los miembros de su junta directiva.
  2. No permita que su equipo use computadoras portátiles. Sé que muchos ejecutivos quieren “mantenerse productivos” mientras están en la reunión y no son convocados, pero si no están presentes y participando, también podría dejarlos fuera de la sala. Es muy molesto cuando sus ejecutivos escriben correos electrónicos mientras que el resto de la junta está destinado a participar en una discusión.
  3. A muchos abogados externos les gusta asistir a las reuniones de la junta. Todos traen computadoras portátiles y todos pasan la mayor parte del tiempo en la reunión de la junta haciendo otro correo electrónico. Para esto. Pídales que marquen o si vienen, pídales que realmente estén presentes. Si ese no es un buen uso de su tiempo, simplemente pídales que no asistan.
  4. Programe un descanso en la reunión. Si tiene una reunión de 3 horas, ponga esto en 1,5 horas y tómelo durante 15 minutos. Anúncialo al comienzo de la reunión y dile a cada miembro que este es el mejor momento para revisar correos electrónicos o hacer una breve llamada telefónica, pero que realmente agradecerías si no lo hicieran en cualquier otro momento.
  5. Si alguien dice “Realmente trabajo mejor cuando puedo tomar notas electrónicas” en mi (computadora portátil, iPad, teléfono móvil), diga: “Estoy seguro de que es correcto. Pero si pudiera pedirte que por favor no hagas esto por hoy. Mi objetivo es asegurarme de que todos los miembros estén presentes ”. A la mejor voluntad del mundo, las personas más disciplinadas del mundo les cuesta resistirse a“ simplemente revisar ”rápidamente sus mensajes de texto, correos electrónicos y noticias cuando están en el foro. Entonces los has perdido.
  6. Si realmente desea mostrarlo, puede colocar los teléfonos móviles del ejecutivo en una bandeja al costado de la sala y pedirle a cada miembro de la junta que haga lo mismo cuando lleguen. Sé que es un poco agresivo, pero si lo haces con una gran sonrisa en tu rostro y un gran pedido de cortesía, apuesto a que puedes lograrlo. Es realmente una forma de enfatizar cuán serio eres. La verdad es que las personas que salen a cenar o a conciertos o eventos deportivos y que dejan sus teléfonos móviles en el automóvil están realmente más presentes para el evento y se divierten más. Lo mismo es cierto para las reuniones de la junta.

Sé que todo esto suena draconiano y muchos dirían en el mundo moderno que esto es contraproducente. Pero como una persona que se ha sentado en la sala durante años mientras los ejecutivos presentes, he visto miembros de la junta bien intencionados revisando el correo electrónico, leyendo Facebook, escaneando Twitter, descargando películas para sus vuelos a casa, enviando mensajes de texto a amigos, leyendo las noticias o cualquier otro otro número de cosas que distraen de una discusión grupal productiva.

Encontrarás muchas personas sensatas que dicen versiones de esto:

Por supuesto, entiendo que las computadoras portátiles pueden aumentar la productividad, pero lamentablemente son pendientes resbaladizas y los aspectos negativos de su reunión e incluso su cognición en la reunión no valen ninguna ganancia al buscar cosas. No solo sirve como una distracción para los usuarios de computadoras portátiles, sino también para todos los que los rodean.

Cómo mantener a los miembros de la junta comprometidos

Otro problema con el compromiso de los miembros de la junta es usted . Si presenta diapositiva tras diapositiva y si esto se convierte en una descarga de demasiada información y no suficiente discusión, entonces la atención de las personas disminuye.

Las mejores reuniones de la junta son discusiones y debates sobre el negocio, sin embargo, muchos equipos ejecutivos pasaron su tiempo queriendo recorrer horas de diapositivas sobre lo bien que lo están haciendo. A los humanos les va mucho mejor cuando participan que cuando se les da una conferencia. El mayor valor que obtendrá de su junta es cuando están hablando y le ofrecen comentarios y experiencias de otras compañías en las que están involucrados.

Recomiendo que los equipos ejecutivos envíen materiales con 72 horas de anticipación. Recomiendo que los CEO hagan 1–1 llamadas con los miembros de la junta antes de la reunión para analizar los aspectos financieros de alto nivel. Y recomiendo que las juntas tengan 2–3 temas estratégicos que consideren durante la reunión en persona. Si ejecuta su tablero de esta manera, maximizará el tiempo que tienen juntos como grupo y mantendrá su tablero comprometido.

Cómo evitar que los miembros de la junta sigan adelante

Último consejo. Algunos equipos imprimen materiales y entregan una carpeta impresa durante la reunión de la junta. No seas este equipo. Si bien es tentador tener una biblia para los miembros de su junta, simplemente les permitirá “avanzar” y mirar futuras diapositivas cuando estén aburridos. Si les sirve su distracción, entonces solo tienen la culpa cuando no prestan atención.

A veces, los miembros de la junta imprimen sus mazos o finanzas por adelantado y traen sus propias impresiones. Es muy fácil decir cortésmente: “Si no te importa, me encantaría que dejaras tus notas en tu bolso. No quiero ser controvertido, pero me encantaría intentar que todos participen plenamente en la discusión y, para hacerlo, quiero asegurarme de que todos estén en la misma página al mismo tiempo “.

Nota: Esta publicación es parte de una serie sobre la administración de tableros de inicio . Si desea ver la lista completa de publicaciones, puede hacer clic en el enlace de arriba.

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